Privacybeleid

1. Wie zijn wij

Homono is software voor huurbeheer, uitgegeven door ArtFinder SRL, Rue Jules Lejeune 38, 1050 Elsene, België, ondernemingsnummer BE 0465.541.602. Voor elke vraag over uw gegevens kunt u schrijven naar hello@homono.be.

2. Twee verschillende rollen

ArtFinder SRL verwerkt persoonsgegevens in twee hoedanigheden, en dat onderscheid bepaalt tot wie u zich moet richten.

ArtFinder SRL is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die nodig zijn om uw Homono-account en onze commerciële relatie te laten werken: uw e-mailadres, uw wachtwoord (gehasht bewaard, niet terug te lezen), uw taal, de omgevingen waarvan u lid bent, en de aanvragen die via onze website worden verstuurd. Uw account is van u en volgt u van de ene omgeving naar de andere: een huurder die verhuist, behoudt hetzelfde account.

ArtFinder SRL is verwerker voor alles wat een beheerder of eigenaar in zijn omgeving invoert: panden, huurovereenkomsten, huurders, borgen, huurgelden, betalingen, meterstanden, interventies, documenten en berichten. De verwerkingsverantwoordelijke is dan die beheerder of eigenaar. ArtFinder SRL verwerkt die gegevens uitsluitend volgens diens instructies, in het kader van de verwerkersovereenkomst die zij met elke klant sluit.

Bent u huurder of borg en gaat uw vraag over uw huurovereenkomst, uw betalingen of uw documenten, richt u dan eerst tot uw beheerder: hij beslist over die gegevens. Wij helpen hem u te antwoorden.

3. Wat wij als verantwoordelijke verwerken, en waarom

• Uw account beheren en u laten inloggen — uitvoering van de overeenkomst of de gebruiksvoorwaarden.
• De veiligheid van de dienst verzekeren (technische logboeken, misbruikpreventie) — gerechtvaardigd belang om de dienst en zijn gebruikers te beschermen.
• Antwoorden op aanvragen via onze website — precontractuele maatregelen en gerechtvaardigd belang. Deze aanvragen worden automatisch gewist 24 maanden na het laatste contact.
• Onze klanten factureren en onze boekhouding voeren — wettelijke verplichting.
• Het bewijs van aanvaarde teksten bewaren — welke tekst, welke versie, wanneer, vanaf welk IP-adres en met welke browser — gerechtvaardigd belang om de gegeven instemming te kunnen aantonen.

Wij verkopen geen gegevens en gebruiken ze niet voor reclame.

4. De assistent en artificiële intelligentie

Homono gebruikt een model voor artificiële intelligentie van Anthropic, onder meer voor:

• de conversationele assistenten, die huurders en beheerders antwoorden;
• het opstellen van brieven en het voorbereiden van de huurovereenkomst met de partijen;
• de online hulp;
• het lezen van documenten die in de applicatie worden opgeladen, waaronder identiteitsbewijzen, bankdocumenten, verzekeringscontracten en facturen;
• het lezen van meterstanden op basis van een foto;
• de kwalificatie van interventieaanvragen.

Om te antwoorden ontvangt het model de gestelde vraag en de nodige context — bijvoorbeeld de huurovereenkomst, de stand van de betalingen of de geschiedenis van een interventie —, en de voorgelegde documenten of foto's.

• Land van verwerking: Verenigde Staten en andere landen buiten de Europese Economische Ruimte.
• Waarborg: Modelcontractbepalingen van de Europese Commissie. API-gegevens worden binnen 30 dagen gewist en standaard niet gebruikt voor training.

Wat Homono van die uitwisselingen bewaart: de gesprekken met de assistent van de huurders worden in de betrokken omgeving bewaard, zolang die omgeving bestaat; het gesprek met de assistent van de beheerders blijft in de browser van wie hem gebruikt; de schrijfassistenten bewaren niets zodra het antwoord gegeven is.

De antwoorden van de assistent zijn een hulpmiddel: beslissingen die een huurovereenkomst of een betaling raken, blijven door een persoon genomen.

5. Waar de gegevens naartoe gaan

Homono doet een beroep op dienstverleners. De volledige lijst, met wat elk ontvangt, het land van verwerking en de toepasselijke waarborg, staat op de pagina Subverwerkers. Die lijst is gedateerd en is de referentie; klanten worden verwittigd vóór elke toevoeging of vervanging.

Samengevat:

• database — Servers en database in Nederland; Railway verklaart zijn voornaamste verwerkingen in de Verenigde Staten uit te voeren.
• documenten en foto's — Opslag geplaatst in West-Europa; Cloudflare is een Amerikaanse onderneming.
• artificiële intelligentie — zie punt 4;
• de andere diensten — berichten, sms, bank, betaling, ondertekening, adresvalidatie, meldingen — worden door het Homono-team ingesteld op vraag van een klant. De verzending van e-mails verloopt via een dienst die het hele platform deelt.

Doorgiften buiten de Europese Economische Ruimte steunen, per dienstverlener, op de waarborg die op de pagina Subverwerkers wordt vermeld.

6. Hoe lang

• Account: tot het wordt verwijderd, wat u op elk moment kunt vragen. Het bewijs van de teksten die u aanvaardde, verdwijnt mee.
• Verwerkersovereenkomst aanvaard namens een omgeving: het bewijs — uw naam, uw e-mailadres, de datum, de versie, het IP-adres en de browser — wordt bewaard zolang die omgeving bestaat, ook als uw account intussen wordt verwijderd: het staaft de verbintenis van de klant.
• Aanvragen via de website: 24 maanden na het laatste contact, daarna automatisch gewist.
• Gegevens van een klantomgeving, waaronder de gesprekken met de assistent van de huurders: gedurende de looptijd van de overeenkomst, daarna gewist op verzoek van de klant, onder voorbehoud van wettelijke bewaartermijnen, onder meer boekhoudkundige.
• Gegevens toevertrouwd aan Anthropic: zie punt 4.
• Back-ups: de database wordt dagelijks gekopieerd; elke kopie wordt een beperkte tijd bewaard en daarna gewist. Een gewist gegeven blijft dus enkele dagen in de back-ups bestaan.
• Testkopie: een kopie van de productiegegevens wordt gebruikt, bij dezelfde Europese hosting en met dezelfde beveiliging, om nieuwe versies te controleren vóór ze online gaan. Ze wordt vanuit de productie vernieuwd, en een in productie gewist gegeven kan er tot de volgende vernieuwing in blijven.

7. Beveiliging

De maatregelen die vandaag van kracht zijn:

• alle communicatie is versleuteld (HTTPS verplicht);
• wachtwoorden worden gehasht bewaard, niet terug te lezen;
• de toegangsgegevens van gekoppelde diensten worden versleuteld in de database bewaard;
• elke klantomgeving is afgeschermd: de applicatie, en als tweede barrière de database, verhinderen dat een omgeving de gegevens van een andere leest;
• de database wordt dagelijks geback-upt, op een aparte opslag;
• de browser krijgt de instructie geen enkele bron te laden buiten Homono en zijn opslag.

Geen enkel systeem is onfeilbaar. Bij een gegevenslek verwittigen wij de betrokken personen en de Gegevensbeschermingsautoriteit onder de wettelijke voorwaarden, en, wanneer wij als verwerker optreden, zonder onredelijke vertraging de klant die verwerkingsverantwoordelijke is.

8. Toegang door het Homono-team

Om een klant bij te staan, een probleem op te lossen of een dienst in te stellen, kan een gemachtigd lid van het Homono-team een omgeving openen en er in de plaats van een gebruiker handelen. Die toegang is voorbehouden aan de beheerders van het platform en wordt alleen voor die doeleinden gebruikt.

9. Cookies en lokale opslag

Homono gebruikt alleen strikt noodzakelijke cookies: die welke uw sessie in stand houden, de actieve omgeving en het actieve profiel onthouden, de koppeling met een externe dienst die u toestaat beveiligen, en het Homono-team toelaten een gebruiker bij te staan (punt 8). De browser bewaart ook lokaal elementen die nodig zijn voor de werking: de taal, het thema, de laatst geraadpleegde pagina's, enkele weergave-instellingen en, voor beheerders, het lopende gesprek met de assistent. Daarvoor is geen toestemming nodig en ze blijven op uw toestel.

Er worden geen reclamecookies en geen externe bronnen geladen. Op de openbare pagina's van de site homono.be (en nooit in de applicatie) telt Homono de bezoeken met Umami, een meetinstrument voor bezoekersaantallen dat op zijn eigen servers in Nederland draait: zonder cookies, zonder opslag op uw toestel en zonder uw IP-adres te bewaren. Het houdt alleen samengevoegde gegevens bij — bekeken pagina, herkomstsite, taal, land, type toestel — waarmee u niet geïdentificeerd kunt worden.

10. Uw rechten

U kunt inzage in uw gegevens vragen, verbetering, wissing, beperking van de verwerking, bezwaar maken tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, en uw gegevens in een gestructureerd formaat ontvangen. Schrijf naar hello@homono.be; wij antwoorden binnen de maand.

Voor gegevens die uw beheerder heeft ingevoerd (punt 2), richt u zich tot hem: wij helpen hem te antwoorden.

U kunt ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel — gegevensbeschermingsautoriteit.be.

11. Wijzigingen

Dit beleid kan met de dienst evolueren. De datum bovenaan de pagina geeft de geldende versie aan. Belangrijke wijzigingen worden vóór hun inwerkingtreding aan de gebruikers aangekondigd.